Onboarding

Onboarding - Det næstvigtigste skridt i en vellykket rekruttering

Onboarding er mere og andet end et introprogram og tjeklister. Onboarding handler i bund og grund om at give den nye medarbejder den bedst mulige start i det nye job. Det kan lyde simpelt, men det kræver grundige overvejelser fra både kolleger og leder.

At sikre korrekt onboarding og opstart af den nye medarbejder er essentielt i en rekrutteringsproces. Udover at have sikret sig den rette kandidat til jobbet, er dette det næstvigtigste. En rekrutteringsproces er en stor investering, både økonomisk og ressourcemæssigt, og derfor er det vigtigt, at vi også tilsikrer at medarbejderen kommer godt om bord, og der skabes gensidig værdi i jobbet - på lang sigt.

Onboarding starter allerede før den første arbejdsdag, og det “aktive” forløb bør køre i min. 3-6 måneder efter opstart. Onboarding kombineres i bedste tilfælde med en buddyordning.

Hos Kandidaterne kan vi assistere med onboarding-processen, både som aktiv partner, eller blot med rådgivningen under forløbet. Sidstnævnte er altid inkluderet i vores rekrutteringsløsninger.

Nogle af de spørgsmål man kan stille sig selv er:

  • Hvordan sikrer vi, at den nye medarbejder hurtigt forstår arbejdspladsens kultur?
  • Hvordan sikrer vi, at den nye medarbejder får en god relation til sine nye kolleger og ledelse?
  • Hvordan sikrer vi, at de krav der bliver stillet ikke er for u/ambitiøse i forhold til de ambitioner, forventninger og kompetencer den nye medarbejder har?
  • Hvordan sikrer vi, at medarbejderen falder til i området/landet (specielt ved internationale rekrutteringer)?

Det er i det hele taget yderst vigtigt, at processen tilrettelægges efter den nye medarbejder og dennes behov og udgangspunkt - mere end efter virksomheden og dennes forventninger/ønsker.

Før den første arbejdsdag

I perioden efter kontraktunderskrivelse, og inden opstartsdato, kan tiden benyttes til at introducere medarbejderen for teamet - samt indgå i en forventningsafstemning.

Den nye medarbejder er på dette tidspunkt ekstra modtagelig over for ny information. Brug denne periode til at sende information og velkomstmateriale til den nye medarbejder, så han/hun føler sig velkommen og som en del af arbejdspladsen allerede før første arbejdsdag. Det kan fx være velkomstpakker, vejledninger m.m., velkomstbrev med præsentation af de nærmeste kolleger og særligt præsentation af en evt. “Buddy”.

Det er også i denne periode, at alt det praktiske skal på plads såsom skrivebord, computer, stol, adgange til diverse systemer, osv.

Ved internationale rekrutteringer

I ansættelser af internationale medarbejdere/expats er der særlige overvejelser, som er vigtige at gøre:

  • Skal der tilbydes sprog- og kulturundervisning? Hvis ja, skal dette være i arbejdstiden og være en inkorporeret del af jobstarten?
  • Overvej, om virksomheden skal tilbyde at dække flytteomkostninger, flybillet, udgifter til arbejds- og opholdstilladelse.
  • Skatterådgivning kan være nødvendig. Overvej i disse tilfælde om virksomheden betaler for ekstern skatterådgivning.

Vær opmærksom på, om der kommer medfølgende familie, der skal tages særligt hånd om, og om der skal ydes relocation service.

Første dag på det nye job

Den nye medarbejder vil den første dag gå hjem med mange indtryk. Det er derfor vigtigt, at der er afsat god tid fra nærmeste leder, de nærmeste kolleger og buddy’en (hvis man benytter en sådan ordning), så den nye medarbejder føler sig velkommen og får et positivt indtryk.

Derudover er det en god idé at overveje, hvor mange mennesker den nye medarbejder skal forholde sig til den første tid og særligt den første arbejdsdag.

Det bør den første arbejdsdag indeholde:

  • Et uformelt opstartsmøde med de(n) nærmeste kollega(er) eller buddy, hvor den nye medarbejder fx bliver introduceret til de lokale regler/normer og har mulighed for at stille spørgsmål.
  • Et møde med den nærmeste leder, hvor der er afsat tilstrækkelig tid til at introducere organisationen, afdelingen og sætte fokus på teamets opgaver, processer, og hvordan den nye medarbejder kan bidrage ind i dem.
  • Giv den nye medarbejder en mindre, men konkret opgave, som ønskes løst den første dag. Opgaven bør ikke være for omfattende eller kræve for meget ekstern kontakt, men være en mindre del af den nye medarbejders opgaveportefølje.

De første 30 dage

De første 30 dage er den periode, hvor medarbejderen danner sig et indtryk af, hvordan det reelt set er at være på arbejdspladsen og bliver introduceret til og overladt med egne opgaver.

Det er derfor vigtigt at afsætte tid til at drøfte de observationer og overvejelser den nye medarbejder har gjort sig. Disse kan relatere sig til stort set alt, men der bør som udgangspunkt være fokus på nedenstående emner:

  • Kulturen - der bør som minimum være fastlagt ét møde, hvor der er mulighed for at drøfte overraskelser og observationer.
  • Regler og processer - det er vigtigt, at der er en person til rådighed ved tvivlsspørgsmål om regler og processer.
  • Netværk og samarbejde - den nye medarbejder skal som minimum inddrages i de arbejdsnetværk, som er central for opgaveløsningen. Nærmeste leder og kolleger har en særlig rolle i at hjælpe den nye medarbejder ind i de relevante netværk.
  • Kompetencer og kompetenceudvikling - den nye medarbejder bør som minimum være klædt på til selvstændigt at kunne løse mindre opgaver og kende de mest centrale processer.

Både buddy, kolleger og leder har et særligt ansvar i forhold til at sikre, at den nye medarbejder får løbende feedback og forståelse for disse emner.

Særligt for internationale

  • Kulturen - ved introduktion til internationale medarbejdere bør der være et særligt fokus på kulturen: uskrevne regler, normer og værdier på arbejdspladsen. Overvej derfor, hvordan kulturen er hos jer og italesæt det, da der ikke er noget, der er selvfølgeligt for nye internationale medarbejdere.
  • Familien - hvis der er medfølgende familie kan dette have stor indflydelse på medarbejderens trivsel. Spørg ind til familien og sørg for, at de har adgang til den hjælp og de ressourcer, der måtte være behov for.

De første 90 dage

Som afslutning på de første 90 dage afholdes en tremåneders-samtale, hvor leder og medarbejder evaluerer de første 90 dage. Som leder er det vigtigt løbende at forventningsafstemme, give feedback og være tydelig om bl.a.:

  • Kompleksiteten i opgaverne
  • Volumen i opgaverne
  • Kvaliteten af leverancer
  • Selvstændighed i opgaveløsningen

Det er ligeledes vigtigt at have fokus på:

  • Kulturen - Efter 90 dage vil den nye medarbejder formentlig have opbygget en relativ god fornemmelse af de formelle og uformelle kulturelle spilleregler.
  • Regler og processer - Den nye medarbejder skal på dette tidspunkt gerne kende til regler og processer og have en følelse af, at de giver mening. Dette kan sikres fx ved e-læring, møder, sidemandsoplæring, etc.
  • Netværk og samarbejde - Hvis det udelukkende er de formelle netværk, som er introduceret på dette tidspunkt, kan det være en fordel at fokusere på de uformelle netværk.
  • Kompetencer og kompetenceudvikling - Efter 90 dage bør den nye medarbejder få mulighed for at drøfte kompetenceudvikling og evt. karriereperspektiv med den nærmeste leder.

Både buddy, kolleger og leder har fortsat et ansvar i forhold til at sikre, at den nye medarbejder får forståelse for dette.

Særligt for internationale

  • Kulturen - Hos internationale medarbejdere bør der være fokus på det kulturelle aspekt.
  • Netværk og samarbejde - Sociale relationer skal typisk opbygges fra bunden, og det er derfor vigtigt, at arbejdspladsen hjælper den nye internationale medarbejder på vej.
  • Kompetencer og kompetenceudvikling - Hvis det lokale sprog er en forventet kompetence, er det vigtigt at følge op og sikre, at den internationale medarbejder udvikler de krævede sprogkompetencer.

Indhold:

Kontakt os

Tøv ikke med at tage kontakt til os,
vi tager gerne en uforpligtende snak med dig.

User
Subject
Email
Phone