Hvad laver en sekretær?

Der findes flere typer sekretærer. De fleste har en baggrund i kontor og har en kontoruddannelse. Som sekretær løser man mange forskellige opgaver på et kontor. Enten for én person, en afdeling eller en hel virksomhed. Det kan være alt fra forskellige receptionistopgaver som at tage telefonen og give informationer til gæster eller kunder, til at planlægge møder, sende mail og breve ud, lave forskellige bogføringsopgaver og meget mere. Som sekretær kan man godt være en “blæksprutte”. Kontorarbejdet er et vigtig element i virksomhedens opbygning, og det gælder om at have en, der har styr på de forskellige administrative opgaver samt have et godt overblik. Der findes både sekretærer i den offentlige sektor og i den private sektor. Sekretæren er en type af kontorfunktionære og har en del af de samme opgaver som for eksempel chefsekretæren. Hvis man for eksempel er lægesekretær eller advokatsekretær, skal man også have uddannelse eller erfaring med at sagsbehandle og rådgive kunder eller patienter om deres situation.

Er der i virksomheden ikke en chefsekretær, har sekretæren også nogen af dennes opgaver. De laver både kontorarbejde, men kan også lave en række praktiske ting som at gøre klar til møder, lave juridisk bistand, revision og virksomhedsrådgivning, fast ejendom samt organisationer og foreninger for den virksomhed, som de arbejder for.

Der findes mange forskellige former for sekretærer, der er specialiserede i et felt. Dette er for eksempel lægesekretæren, skolesekretæren og advokatsekretæren.

Lægesekretær

En lægesekretær arbejder i en lægepraksis eller på et sygehus. Her er man det primære bindeled mellem lægerne og patienterne. Man har derfor utrolig meget kontakt med mennesker, og man varetager også personlige sager. Nogle af lægesekretærens opgaver indebærer at betjene patienterne enten i den mindre praksis eller på sygehuset og svare på spørgsmål samt være med til at planlægge patienternes besøg og meget mere. Det er vigtigt, at man er venlig, sympatisk og forstående, da man arbejder med følsomme sager. Derudover skal man have et godt overblik over patienter, sager, og et godt samarbejde med lægerne og de andre medarbejdere.

Man har også en del almindeligt kontorarbejde som at bogføre og tage telefonen. Det er vigtigt, at man har et godt overblik og systematisk kan gå til de forskellige opgaver. Både de rutineprægede opgaver, og de der skifter og kan være uforudsigelige.

Når man arbejder i en privat lægepraksis, kan man også have opgaver i laboratoriet, der normalt tilhører sygeplejersker. Dette kan for eksempel være prøvetagning.

Arbejder man som lægesekretær på et sygehus, har man mange digitale opgaver. På sygehuset er der mange forskellige patienter, der er inde og ude, og derfor foregår det digitalt. Man laver journaler og sørger for, at de bliver ajourført over tiden. Man skriver lægens notater rene, så det er forståeligt samt planlægger nye tider med både patienter og læger. Derfor kræver det også, at man har en stor viden om sygdomme og behandlinger, så man kan videregive det rigtige information på den bedst forståelige måde. Også her handler det om at være bindeleddet mellem lægen og patienten.

Derudover kommunikerer man både med de offentlige myndigheder, laboratorier, andre læger og sygeplejersker samt patienter og pårørende. Dette foregår både digitalt, ansigt til ansigt og over telefonen. Man laver derudover forskellige sekretæropgaver samt videnskabelige opgaver og laboratorieprøver.

Man kan også løse forskellige økonomiske opgaver. Dette kan være bogholderi, samt regnskab og tal til sygeforsikringerne, og forbrug af medicin og andre materialer.

Både i den private praksis samt på sygehusene laver man henvisninger til for eksempel speciallæger og andre afdelinger eller sygehuse, attester i forbindelse med fødsel samt recepter til forskellig medicin eller virkemidler.

Advokatsekretær

En advokatsekretær er ansat hos et advokatfirma eller måske som juridisk assistent hos en erhvervsadvokat. Man kan også være ansat på et dommerkontor som tingbogsregistrator.

En advokatsekretær assisterer og holder overblikket over de sager og opgaver, som advokaterne arbejder med. Derudover er man med til at skrive nogle af de vigtige dokumenter, der bliver fremstillet gennem sagerne. Der er meget almindeligt kontorarbejde i stillingen, men man er også tæt inde på de sager, der kører, og det er derfor vigtigt, at man er struktureret og loyal.

Man er med til at løse forskellige problemer og sager på et juridisk niveau. Der er især mange retskrivningsopgaver, men man skal også tage telefonen, have overblik over bogholderiet, arrangere møder samt skrive flere forskellige dokumenter; heriblandt kontrakter og retsdokumenter.

Man kan være tilknyttet forskellige opgaver og projekter i arbejdet som advokatsekretær. Det kan være, at man skal samarbejde med kommunen eller skaffe forskellige information fra dem, der er indblandet i sagerne. Mange af de opgaver man har kan give mere ansvar over tiden og dermed gøre arbejdet en del mere selvstændigt.

En gren af advokatsekretæren er den juridiske assistent. Her er man tilknyttet et advokatfirma, der laver juridisk arbejde for virksomheder og andre erhverv. Her laver man hovedsageligt selvstændige opgaver. Det kan dog kræve uddannelse og erfaring med jura.

Skolessekretær

En skolesekretær arbejder på en folkeskole, et gymnasium eller en anden ungdoms- eller videregående uddannelse. Her er man som regel bindeleddet mellem skolens ledelse, elever og studerende. Det betyder også, at man har en del menneskelig kontakt - især med børn og unge, men også forældre.

Man har mange almindelige kontoropgaver, der blandt andet indebærer at gøre klar til og planlægge møder, passe telefonen og skrive og udfylde forskellige dokumenter. Derudover skal man tilmelde lærere og ledelse til forskellige kurser, arrangementer og efteruddannelser, samt indskrive kommende elever. Der er en del administrativt arbejde, der omhandler eleverne. Derudover er man kontakten mellem fritidsinstitutioner, busselskaber, kommuner og fritidsinteresser.

Derudover holder man øje med både læreres og elevers sygefravær og sørger for, at eleverne kommer til tandlæge, sundhedsplejerske og psykolog. Der skal også skabes forbindelse til UU-vejleder samt ungdomsuddannelser. Det er også skolesekretæren, der sørger for at indskrive vikarløn og andet løn til lærerne.

Hvor arbejder sekretæren ellers?

Sekretæren kan arbejde mange forskellige steder. Hos næsten alle virksomheder er der en sekretær, der kan tage sig af forskelligt administrativt og kontorarbejde.

Derudover kan man være ansat hos en kontor- eller administrationsvirksomhed, der laver kontorarbejdet for andre virksomheder.