Ledelse

Indkøbschef

Hvad laver en indkøbschef?

En indkøbschef kan arbejde i en række forskellige virksomheder. Det kan både være råvarer og råmaterialer til en produktionsvirksomhed eller færdige produkter til videresalg i en handelsvirksomhed. Der er også indkøbschefer, der køber kontorstole, elektronik og andet til virksomhedens ansatte og til at styrke den daglige drift. Indkøbschefen arbejder som regel sammen med en eller flere andre indkøbere og fungerer som en afdelingsleder, der skaber overblik og sørger for at uddelegere forskellige indkøbsopgaver. Ofte har man nogle rutineopgaver på ugentlig eller månedlig basis, der skal løses, mens man også kan få unikke opgaver.

Der findes indkøbschefer, som er med i hele processen fra at udvælge de materialer og råvarer, der skal findes rundt omkring i verden, til at forhandle aftaler på plads og underskrive aftalerne. Der er også nogle indkøbschefer, der blot tager sig af at forhandle de forskellige indkøbsaftaler, mens andre indkøbere tager sig af at finde de forskellige materialer og varer.

En indkøbschef kan arbejde inden for mange forskellige brancher. Afhængigt af hvilket område de arbejder med, kan de indkøbe alt fra råmaterialer som træ, sten og pels til halvfabrikata som stof, der skal laves til tøj og andet tekstil eller færdige produkter, der skal videresælges som frugt og grønt, elektronik og meget andet. En indkøber kan arbejde med alle slags produkter.

Når man handler med varer til videresalg, kaldes det engroshandel. Dette er handel med store varepartier. Et eksempel på dette kan være en indkøber fra en stor tøjkæde, der køber et stort parti af færdige stoffer fra en fabrik i Indonesien og tager det med til syfabrikken i Malaysia eller måske i Danmark. Her bliver det færdige stof lavet til tøj, som sælges i virksomhedens butikker over hele verden. Det er derfor, man kan se stof fra to forskellige kæder, der ligner hinanden meget. For selvom man køber et kæmpe parti stof, er det ikke sikkert, at man har eneret til at bruge stoffet, og det kan derfor også købes af en anden kæde. Det er blandt andet noget som dette, indkøbschefer arbejder på at undgå. Man skal følge tidens trends, men samtidig skal man holde sig opdateret på konkurrenter og lignende, mens man skal kende hele branchen og dens kunder ekstremt godt.

Handel på denne måde kan foregå på både internationalt og nationalt plan. Det afhænger meget af virksomhedens størrelse, fordi der kræves forskellige import og eksporttilladelser for at kunne handle på denne måde. Der findes derfor også engroshandel inden for landets grænser. Dette kan for eksempel være med kartofler, fisk, svinekød og andre madvarer, vi selv kan producere.

Køb og salg med varer kan foregå både B2B, Business-to-business, som det også kaldes, eller på store auktioner og basarer. Her gælder det om at få fat på produkterne i bedst kvalitet til den billigste pris. Når man handler B2B, foregår det ofte ved, at indkøbschefen skal skaffe en række produkter for eksempel til produktion. Det kan også være, at der skal skaffes en fast indkøbskanal, som virksomheden kan få råvarer fra. Når der er fundet en mulig virksomhed, der kan tilbyde for eksempel træ til en møbelfabrik, gælder det for indkøbschefen om at få en aftale på plads. Dette kan gøres ved en række møder både telefonisk og ansigt til ansigt, hvor der forhandles pris, hvor kvaliteten undersøges og andre elementer, der kan påvirke indkøbet og den fremtidige produktion. Det kan for eksempel være, om træet har mange knaster, har tendens til at flække og andre ting, der kan påvirke brugen af træet i møbelproduktion. Kan man blive enige, skal der udvikles en kontrakt. Dette kan indkøbschefen gøre selv eller i samarbejde med den øvrige topledelse. Nogle gange skal der også en jurist eller revisor til at gennemgå kontrakten, inden den underskrives. Målet er at få den bedste kvalitet og største mængde produkter til den bedste pris. Til tider kan der også gøres brug af stordriftsfordele.

Det er også indkøbschefen, der holder øje med, om det indkøbte produkt bliver leveret på det rigtige tidspunkt og i den rigtige og aftalte stand. Der skal derefter holdes øje med, hvornår det er tid til næste levering.

Lige meget hvilken branche man arbejder i, er det vigtigt, at indkøbschefen kender sine konkurrenter, leverandører og har et stærkt netværk. Dette kan være afgørende i forhandlinger. I brancher, hvor der er skarp konkurrence for eksempel i læder- og pelsbranchen, kan det være afgørende at have de rigtige kontakter. Når der er tale om auktioner, gælder det om at være hurtig til at identificere de bedste produkter, og vide hvornår man skal byde til eller fra.

Indkøbschefens arbejdsopgaver

Indkøbschefen skal kende hele branchen og de produkter, som man handler med. Indkøbschefen kan bliveuddannet i forskellige brancher og områder, der giver den nødvendige viden for at kunne handle på den bedst mulige måde. For eksempel kan man blive uddannet inden for stål, træ og andre byggematerialer, tøj og tekstil, fødevarer, som for eksempel fisk og kød og meget andet.
Indkøbere kan arbejde fast for en virksomhed, hvor de fast indkøber de samme produkter og er med til at lave faste indkøbsaftaler med andre virksomheder. Man kan også arbejde som selvstændig indkøber, der køber store varepartier ind og så sælger det videre til mindre virksomheder; for eksempel entreprenørvirksomheder og tømrerhandlere.

En indkøbschef skal være en menneskekender, og man har meget menneskekontakt. Man taler meget med både ledelsen og med sælgere og produktionsvirksomheder, og man skal hele tiden pleje sit netværk. Derudover arbejder indkøbschefen sammen med andre indkøbere og indkøbsassistenter der hjælper med de praktiske opgaver; som for eksempel at scoute produkter. Man er også med til at oplære nye indkøbere og sørge for, at de lærer branchen lige så godt at kende.

Man kommunikerer både telefonisk og på mail samt gennem møder med både ledelse og sælgere. Indkøbschefen kan også arbejde sammen med produktions- og salgschefer for at finde de råmaterialer, der egner sig bedst til virksomhedens produkter. Det kan også være en designer, der har skabt et produkt og skal finde et parti af råmaterialer; for eksempel stof der kan bruges i produktionen af det nye produkt i store mængder.

Indhold: