Administration

Receptionist

Hvad laver en receptionist?

Man kender typisk receptionister fra hoteller. Der findes dog receptionister i mange andre forbindelser, og de har alle forskellige opgaver.

Receptionister kan arbejde på hoteller, i konference- og messecentre, større virksomheder, offentlige institutioner som sygehuse og flere andre steder. Nogle af de typiske opgaver man har som receptionist er for eksempel at tage imod gæster og give forskellig information om steder, arrangementer og lignende, stå for korrespondancen mellem gæster, taxaselskaber, rejseselskaber, flyselskaber og meget andet.

Man skal ofte kunne tale flere forskellige sprog, og man skal især være god til at tale med mennesker, være serviceminded og have overskud til at hjælpe gæster, kunder og andre på alle tider af døgnet.

Man er ofte virksomhedens ansigt udadtil, og den første en gæst eller kunde møder, når de kommer ind af døren. Det er ofte også receptionisten, der tager telefonen, hvis man ringer direkte til et hotel, en virksomhed eller en institution, og det er derfor vigtigt, at man er åben og venlig. Man skal også kunne bevare overblikket i travle situationer, for eksempel hvis der er overbookede værelser, forsinkede møder og andre ting, der kan irritere gæster eller kunder og skabe travlhed. Hotelgæster stiller ofte høje krav til receptionister, og man skal være klar til at udvide diskretion og pålidelighed for at give gæsterne den bedste oplevelse.

Det kræver ikke altid en specifik uddannelse at blive receptionist. I nogle tilfælde vil det dog være et krav at have en kontoruddannelse. Dette kan for eksempel være, hvis man også har kontoropgaver som typisk ville tilhøre en sekretær. Arbejder man som receptionist på et hotel, kan det også være et krav, at man er enten kontor- eller guideuddannet, så man ved noget om at være serviceminded og kan give relevant information om det område eller land, man arbejder i. Arbejder man på et sygehus, på en politistation eller i andre offentlige institutioner, kan det være relevant at have en uddannelse eller et kursus med den baggrund, så man kan vejlede de besøgende, der kommer på institutionerne.

Hvor arbejder en receptionist?

Receptionister arbejder mange forskellige steder, og deres arbejdsopgaver varierer også derefter. Nogle gange kan det være en fordel at have erfaring i den branche eller den virksomhed man arbejder med. Arbejder man som receptionist på et hotel, er det også en fordel at kende til det land eller område, man arbejder i, så man kan give gode råd til gæsterne.

Hoteller

Når man arbejder på et hotel, er en af hovedopgaverne at tage imod gæster og udlevere nøgler til værelserne. Man er som regel den første som gæsterne møder, når de kommer ind på hotellet, og derfor er man den, der skaber hele stemningen og kundernes billede af hotellet. Man skal forsøge at finde et værelse, der passer bedst til gæsternes behov og ønsker og forklare dem, hvis der er sket ændringer. De daglige opgaver består af at udlevere og modtage nøgler, samt tage imod beskeder til og fra gæsterne. Derudover kan der være post, som skal modtages eller sendes og udleveres til gæsterne. På nogle hoteller kræver man, at man kan gæsternes navn.

Man kan også stå for at betjene en kiosk eller souvenirshop i hotellets lobby, hvor der sælges forskellige nødvendigheder. Nogle hoteller samarbejder med turistbureauer, hvor det kan være muligt at melde sig til ture og arrangementer gennem hotellets reception. I sådan et tilfælde kræver det også, at man kan fortælle en smule om disse ture. Mange gæster forventer også, at receptionisten kender området godt, og kan fortælle om de bedste attraktioner, spisesteder og supermarkeder. Man samarbejder med alt fra vaskerier til rejsebureauer og taxa- og busselskaber, og man skal derfor have gode relationer til disse, når man arbejder som receptionist. Dette er ofte også en del af gæsternes forventninger. Derudover er man forbindelsen mellem hotellets ledelse samt de andre stillinger på hotellet og hotellets gæster. Derfor kan receptionisten også udføre noget sekretærarbejde.

Man sørger også for at få gæsterne sendt godt afsted igen. Måske sørger man for at have en bus eller taxa klar, og man sørger for at tage imod nøgler og udlevere regningen. Disse opgaver kan man have med hotellets dørmænd og piccoloer, der sørger for at tage sig af gæsternes bagage og måske skaffe en taxa til lufthavnen.

Som hotelreceptionist kan man både arbejde om natten og i weekender.

Virksomheder

I større virksomheder er der ofte en reception, hvor receptionisten tager imod gæster, kunder og samarbejdspartnere og sørger for, at de bliver sendt det rigtig sted hen i ejendommen. De tager også imod post og kan stå for at stille telefonen om til andre dele af virksomheden. For eksempel i en større entreprenørvirksomhed er der ofte brug for receptionist eller sekretær, der kan varetage de forskellige administrative opgaver, der kommer ind og ud af virksomheden. Her er det en fordel at have viden omkring de opgaver virksomheden udfører samt at have et godt overblik og gode relationer til kunder og samarbejdspartnere.

Offentlige virksomheder

I offentlige virksomheder som for eksempel hospitaler er der ofte receptionister, der tager imod patienter og fortæller dem, hvor de skal indskrives henne. De kan også tage imod gæster og pårørende. Det er receptionisterne, der tager sig af den primære kundekontakt og kan stille spørgsmål videre til læger, sygeplejersker og andet sygehuspersonale. Receptionisterne kan både arbejde om dagen i de forskellige afdelinger men også på skadestuer og hos vagtlægerne. Ofte er det en fordel, hvis de har erfaring om sundhed og medicin.

Disse typer at receptionister findes også psykiatriske afdelinger, i fængsler, på politistationer og andre offentlige institutioner.

Konference- og messecentre

På konference- og messecentre findes der også receptionister. De har til opgave at tage telefonen og sørge for den rigtige omstilling samt at svare på spørgsmål og vejlede kunder og besøgende. De skal have overblik over de forskellige arrangementer, der afholdes i centrene, og de skal kunne guide besøgende i den rigtige retning.

 

Indhold: