Administration

Receptionist

Hvad laver en receptionist?

Man kender typisk receptionister fra hoteller. Der findes dog receptionister i mange andre forbindelser, og de har alle forskellige opgaver.

Receptionister kan arbejde p√• hoteller, i konference- og messecentre, st√łrre virksomheder, offentlige institutioner som sygehuse og flere andre steder. Nogle af de typiske opgaver man har som receptionist er for eksempel at tage imod g√¶ster og give forskellige information og steder, arrangementer og lignende, st√• for korrespondancen mellem g√¶ster, taxaselskaber, rejseselskaber, flyselskaber og meget andet.

Man skal ofte kunne tale flere forskellige sprog, og man skal is√¶r v√¶re god til at tale med mennesker, v√¶re serviceminded og have overskud til at hj√¶lpe g√¶ster, kunder og andre p√• alle tider af d√łgnet.

Man er ofte virksomhedens ansigt udadtil, og den f√łrste en g√¶st eller kunde m√łder, n√•r de kommer ind af d√łren. Det er ofte ogs√• receptionisten, der tager telefonen, hvis man ringer direkte til et hotel, en virksomhed eller en institution, og det er derfor vigtigt, at man er √•ben og venlig. Som receptionist er man hele tiden i kontakt med mennesker, og man skal derfor hele tiden v√¶re serviceparat. Man skal ogs√• kunne bevare overblikket i travle situationer, for eksempel hvis der er overbookede v√¶relser, forsinkede m√łder og andre ting, der kan irritere g√¶ster eller kunder og skabe travlhed. De skal kunne fremtr√¶de pr√¶sentabelt og bevare overblikket. Hotelg√¶ster stiller ofte h√łje krav til receptionister, og man skal v√¶re klar til at udvide diskretion og p√•lidelighed for at give g√¶sterne den bedste oplevelse.

Det kr√¶ver ikke altid en specifik uddannelse at blive receptionist. I nogle tilf√¶lde vil det dog v√¶re et krav at have en kontoruddannelse. Dette kan for eksempel v√¶re, hvis man ogs√• har kontoropgaver som typisk ville tilh√łre en sekret√¶r. Arbejder man som receptionist p√• et hotel, kan det ogs√• v√¶re et krav, at man er enten kontor- eller guideuddannet, s√• man ved noget om at v√¶re serviceminded og kan give relevant information om det omr√•de eller land, man arbejder i. Arbejder man p√• et sygehus, p√• en politistation eller i andre offentlige institutioner, kan det v√¶re relevant at have en uddannelse eller et kursus med den baggrund, s√• man kan vejlede de bes√łgende der kommer p√• institutionerne.

Hvor arbejder en receptionist?

Receptionister arbejder mange forskellige steder, og deres arbejdsopgaver varierer også derefter. Nogle gange kan det være en fordel at have erfaring i den branche eller den virksomhed man arbejder med. Arbejder man som receptionist på et hotel, er det også en fordel at kende til det land eller område, man arbejder i, så man kan give gode råd til gæsterne.

Hoteller

N√•r man arbejder p√• et hotel, er en af hovedopgaverne at tage imod g√¶ster og udlevere n√łgler til v√¶relserne. Man er som regel den f√łrste som g√¶sterne m√łder, n√•r de kommer ind p√• hotellet, og derfor er man den, der skaber hele stemningen og kundernes billede af hotellet. Man skal fors√łge at finde et v√¶relse, der passer bedst til g√¶sternes behov og √łnsker og forklare dem, hvis der er sket √¶ndringer. De daglige opgaver best√•r af at udlevere og modtage n√łgler, samt tage imod beskeder til og fra g√¶sterne. Derudover kan der v√¶re post, som skal modtages eller sendes og udleveres til g√¶sterne. P√• nogle hoteller kr√¶ver man, at man kan g√¶sternes navn.

Man kan ogs√• st√• for at betjene en kiosk eller souvenirshop i hotellets lobby, hvor der s√¶lges forskellige n√łdvendigheder. Nogle hoteller samarbejder med turistbureauer, hvor det kan v√¶re muligt at melde sig til ture og arrangementer gennem hotellets reception. I s√•dan et tilf√¶lde kr√¶ver det ogs√•, at man kan fort√¶lle en smule om disse ture. Mange g√¶ster forventer ogs√•, at receptionisten kender omr√•det godt, og kan fort√¶lle om de bedste attraktioner, spisesteder og supermarkeder. Man samarbejder med alt fra vaskerier til rejsebureauer og taxa- og busselskaber, og man skal derfor have gode relationer til disse, n√•r man arbejder som receptionist. Dette er ofte ogs√• en del af g√¶sternes forventninger. Derudover er man forbindelsen mellem hotellets ledelse samt de andre stillinger p√• hotellet og hotellets g√¶ster. Derfor kan receptionisten ogs√• udf√łre noget sekret√¶rarbejde.

Man s√łrger ogs√• for at f√• g√¶sterne sendt godt afsted igen. M√•ske s√łrger man for at have en bus eller taxa klar, og man s√łrger for at tage imod n√łgler og udlevere regningen. Disse opgaver kan man have med hotellets d√łrm√¶nd og piccoloer, der s√łrger for at tage sig af g√¶sternes bagage og m√•ske skaffe en taxa til lufthavnen.

Som hotelreceptionist kan man både arbejde om natten og i weekender.

Virksomheder

I st√łrre virksomheder er der ofte en reception, hvor receptionisten tager imod g√¶ster, kunder og samarbejdspartnere og s√łrger for, at de bliver sendt det rigtig sted hen i ejendommen. De tager ogs√• imod post og kan st√• for at stille telefonen om til andre dele af virksomheden. For eksempel i en st√łrre entrepren√łrvirksomhed er der ofte brug for receptionist eller sekret√¶r, der kan varetage de forskellige administrative opgaver, der kommer ind og ud af virksomheden. Her er det en fordel at have viden omkring de opgaver virksomheden udf√łrer samt at have et godt overblik og gode relationer til kunder og samarbejdspartnere.

Offentlige virksomheder

I offentlige virksomheder for eksempel hospitaler er der ofte receptionister, der tager imod patienter og fort√¶ller dem, hvor de skal indskrives henne. De kan ogs√• tage imod g√¶ster og p√•r√łrende. Det er receptionisterne, der tager sig af den prim√¶re kundekontakt og kan stille sp√łrgsm√•l videre til l√¶ger, sygeplejersker og andet sygehuspersonale. Receptionisterne kan b√•de arbejde om dagen i de forskellige afdelinger men ogs√• p√• skadestuer og hos vagtl√¶gerne. Ofte er det en fordel, hvis de har erfaring om sundhed og medicin.

Disse typer at receptionister findes også psykiatriske afdelinger, i fængsler, på politistationer og andre offentlige institutioner.

Konference- og messecentre

P√• konference- og messecentre findes der ogs√• receptionister. De har til opgave at tage telefonen og s√łrge for den rigtige omstilling samt at svare p√• sp√łrgsm√•l og vejlede kunder og bes√łgende. De skal have overblik over de forskellige arrangementer, der afholdes i centrene, og de skal kunne guide bes√łgende i den rigtige retning.

Indhold: