Administration

Kontorchef

Hvad laver en kontorchef?

En kontorchef har ansvaret på et kontor i en privat virksomhed eller en institution eller afdeling i den offentlige sektor. Kontorchefen arbejder med forskelligt administrativt arbejde og arbejder typisk sammen med flere andre kontorfolk fra for eksempel bogholderi, administration, økonomi og andre afdeling. Derudover skal man have overblikket over kontoret og de medarbejdere, der ellers arbejder der. Dette kan være sekretærer, assistenter, regnskabsmedarbejdere og andre, der arbejder med administration.

Kontorchefen har overblik over de rutineopgaver, der skal laves på kontoret men også de hasteopgaver og lignende opgaver, der skal løses ud over normalen. Kontorchefen kan også uddelegere opgaverne til medarbejderne og dernæst godkende de færdige opgaver. Derudover er det ofte kontorchefen, der holder styr på timeantal og løn og sørger for, at det stemmer overens med det aftalte.

Kontorchefen har ofte en kontoruddannelse eller en uddannelse i administration, ledelse, regnskab eller lignende. Det kan også være, at man er uddannet i virksomhedens arbejdsområde og senere har pådraget sig viden om administration og lignende.

En kontorchef er en kontorfunktionær, og derfor falder stillingen også sammen med stillingen som chefsekretær, hvor man har mange af de samme arbejdsopgaver.

Chefsekretæren og kontorchefen kan have en række forskellige specialiseringer inden for deres område. Man skal være dygtig til at løse administrative opgaver, mens der også er en del kommunikativt arbejde, der skal løses. Man arbejder både med skriftlig og mundtlig kommunikation i form af retskrivning, mødeindkaldelser, telefonisk og elektronisk kommunikation og meget andet. Det er ofte også en fordel, at man er god til at arbejde med IT, fordi man mange steder benytter programmer og systemer til at lette det administrative arbejde. Man arbejder både med kommunikation på et internt og eksternt niveau og kommer derfor i kontakt med mange forskellige mennesker i løbet af en arbejdsdag.

Arbejdssteder

Man kan arbejde som kontorchef mange forskellige steder. Først og fremmest findes kontorchefer i større virksomheder, der har en større administrativ afdeling med mange ansatte til at løse administrative opgaver. Derudover kan kontorchefer arbejde i den offentlige sektor, hvor de for eksempel arbejder på kommunen, i direktiver eller ministerier. Der er stor forskel på arbejdsopgaverne og ansvaret alt efter i hvilken sektor og hvilket arbejdsområde man arbejder.

Lignende stillinger

Der findes flere forskellige stillinger, der arbejder på kontorer både i det offentlige og i private virksomheder, og som har forskelligt ansvar og arbejdsområder. Ofte kræver disse stillinger, at man har en kontoruddannelse, så man har viden om administration, regnskab og flere andre elementer af det typiske kontorarbejde.

Kontorassistent

En kontorassistent er også en kontorfunktionær. Kontorassistenten har oftest en kontoruddannelse, der giver dem en stor viden og stort indblik i det forskellige administrative arbejde, der kan findes på kontorer. Man laver mange rutineprægede opgaver, der går igen virksomhederne imellem, men der kan også være unikke opgaver fra virksomhed til virksomhed og arbejdsområderne.

Man kan både arbejde i den offentlige sektor men også i forskellige større virksomheder i den private sektor. Man kan også have taget kurser i de arbejdsområder, man opererer indenfor, der giver mulighed for at have større ansvar og for eksempel lave regnskabsopgaver. En kontorassistent arbejder med administrative opgaver, der omhandler alt fra kundekontakt, retskrivning og mange af de andre opgaver, som kontorchefen også har. Man har også opgaver, der omhandler IT for eksempel forskellige registreringsopgaver og lignende. Der kan også være breve, der skal skrives og korrekturlæses, breve og pakker der skal postes, møder der skal klargøres til og meget andet. Kontorassistenten kan også deltage i møder, hvor der skal skrives referater og lignende. Man har både intern og ekstern kontakt. Derudover kan kontorassistenten fungere som receptionist og er ofte den første som besøgende eller kunder møder, når de kommer ind i virksomheden. Det er derfor vigtigt, at man har overblik over aftaler og møder samt kender resten af virksomhedens og dens medarbejdere godt.

Sekretær

De fleste sekretærer har en kontoruddannelse og har før arbejdet med kontorarbejde. Der findes flere forskellige typer af sekretærer, og der kan være forskellige uddannelseskrav og krav til erfaring alt efter, hvor man ønsker at arbejde som sekretær, og hvilke opgaver man gerne vil have. Der findes både sekretærer, der har overblikket og arbejdsopgaver for en hel virksomhed, mens der også findes personlige assistenter, der hjælper en direktør, minister eller lignende med at holde styr på aftaler og arbejdsopgaver.

Man kan have opgaver, der omhandler bogholderi og kommunikation, mens man også kan fungere som receptionist og sørge for at tage telefonen og tage imod kunder og besøgende. Man har både opgaver internt og eksternt i virksomheden og arbejder både med skriftlig og mundtlig kommunikation.

Derudover kan man både arbejde som lægesekretær, hvor man tager imod patienter, tager telefonen og kan tage laboratorieprøver. Arbejder man som advokatsekretær, er man med til at se på kontrakter, skriver rapporter og andet. Man kan også arbejde som skolesekretær, hvor man har tæt kommunikation med lærere, skolens ledelse og forældre. Kontorarbejdet er et vigtigt element i virksomhedens opbygning, og det gælder om at have en, der har styr på de forskellige administrative opgaver samt har et godt overblik.

Personlig assistent

Personlige assistenter findes i både den private og offentlige sektor. En personlig assistent har ofte overbliksopgaver for personer, der har stort ansvar, eller mange arbejdsopgaver, der skal løses hele tiden. En personlig assistent kan også være en handicaphjælper, der sørger for at hjælpe et menneske med at komme igennem dagen.

Personlige assistenter i den offentlige sektor kan for eksempel være for en borgmester, en minister eller en anden politiker. Her sørger den personlige assistent for at holde styr på de møder og aftaler personen har og på hvilke tidspunkter. Den personlige assistent bidrager med viden til, hvad personen skal forberede sig på. Den personlige assistent kan også fungere som bindeleddet mellem personen og borgerne. Det er for eksempel ofte assistenten at pressen skal gå for at få lov at få en kommentar eller lignende.

Hvis man er personlig assistent i den private sektor for eksempel for en direktør, kan man have de samme opgaver. Derudover kan man have forskellige administrative opgaver.

Indhold: