Administration

Kontorassistent

Hvad laver en kontorassistent?

En kontorassistent er et andet navn for en kontorfunktionær. Man laver en del af de samme opgaver, der dog kan variere fra virksomhed til virksomhed og mellem brancherne. Jobbet kræver ofte en kontoruddannelse. Man kan både arbejde i den offentlige sektor men også i forskellige større virksomheder i den private sektor, og man kan sagtens have specialiseringer inden for det område, man arbejder i. For eksempel som kontorassistent i et advokatfirma eller hvis man arbejder som regnskabsmedarbejder.

Som kontorassistent laver man forskelligt administrativt arbejde, og man har ofte kundekontakt, mens man også kan arbejde med IT. Kontorassistenten laver for eksempel forskelligt skriftligt arbejde, der blandt andet kan være kontrakter, breve til kunder og samarbejdspartnere, bogholderi og lignende. Man laver også mundtlig kommunikation for eksempel ved at tale med kunder i telefonen, lave receptionistarbejde i større virksomheder eller deltage i møder, hvor man også kan lave referater og lignende. Man skal altså både være god til at formidle information på skrift og ansigt-til-ansigt, og kontorassistenten kan også være den første, der møder kunder eller samarbejdspartnere, når de kommer ind i virksomheden og skal derfor være venlig og imødekommende. Derudover kan man lave retskrivningsopgaver for øvrige medarbejdere, og det er derfor vigtigt, at man er dygtig til at skrive og formulere sig. I nogle virksomheder kan det være en fordel at kende flere sprog.

Der findes mange forskellige arbejdsopgaver for kontorassistenten. Det afhænger som regel af hvilken type virksomhed, man er ansat i, og hvilket øvrigt administrations- og kontorpersonale der er ansat. Er der mange forskellige ansatte, kan de have forskellige administrative fokusområder som for eksempel i en kommune eller på et rådhus. Er der få kontoransatte, har kontorassistenten flere forskellige opgaver. Man kan også have specialiseringer i sit område eller være ansat i en bestemt afdeling for eksempel HR, hvor man primært arbejder med personalesager og personaleadministration. Andre kan arbejde med bogholderi og økonomi, hvor de fokuserer på at hjælpe bogholderen med at holde styr på tal, papirer og kommunikation.

Som kontorassistent kan man arbejde sammen med andre kontorfunktionærer. Dette er for eksempel sekretærer, kontorchefer, chefsekretærer og regnskabsmedarbejdere. Nogle gange kan disse stillinger også være kombinerede, da mange af stillingerne ligner hinanden med hensyn til arbejdsopgaver og lignende. Man kan som kontorassistent stå for den interne kommunikation og holde øje med, hvornår øvrige ansatte skal på kurser, have efteruddannelse og skal til messer og andre arrangementer. Det er en fordel, hvis man er god til at have gode relationer på arbejdspladsen, da det gør meget af kommunikations- og formidlingsarbejdet lettere at udføre.

Kontorassistentens arbejdsopgaver består også af at lave mødeindkaldelser, skrive regninger og fakturaer, og kunne læse korrektur på både intern og ekstern kommunikation. Man kan også stå for at skrive arbejdstider ind og lave lønsedler.

I mindre virksomheder er kontorassistentens opgaver også præget af sekretær- og receptionistopgaver, hvilket blandt andet indebærer at holde styr på aftaler og møder for ledelsen, dække op og rydde af efter møder samt andre opgaver, der kan variere mellem de forskellige virksomheder og brancher. Man kan også stå for at betjene telefonen og stille den videre samt bestille varer og lignende.

Derudover er det ofte en fordel, hvis man kender til IT og IT-systemer, fordi administrativt arbejde ofte udføres på computeren og igennem forskellige programmer og databaser. Hvis man er en kontorassistent, der fungerer som “blæksprutte” - altså har mange forskellige funktioner og arbejdsopgaver - er det også vigtigt, at man har viden om de regler, der findes på området. Dette er for eksempel relevant, hvis man arbejder med regnskaber og rekruttering.

Lignende stillinger

Der findes flere forskellige stillinger, der minder om kontorassistenten. Disse har nogle af de samme arbejdsopgaver men har et andet arbejdsområde og dermed også andre specialiseringer eller kompetencer.

Tasteoperatør

En tasteoperatør er også en type kontorassistent eller sekretær, men man har fokus på at lave skriftlige opgaver. Tasteoperatørens hovedopgaver er for eksempel at lave og udsende mødeindkaldelser samt at lave skriftlig kommunikation per brev eller mail. Man kan også deltage i møder både interne og eksterne for at lave referater. Derudover laver man også indtastninger i de forskellige programmer, der benyttes i organisationen eller virksomheden. Derudover er det en vigtig kompetence, at man er god til at læse korrektur på tekster, der skal “ud af huset”.

Marketingsekretærer

En marketingsekretær er en stilling lignende kontorassistenten, men man kan dog have en baggrund i markedsføring eller salg, der gør, at man kan være ansat i en markedsførings- eller PR-afdeling. Her har man opgaver, der omhandler markedsføring og salg og derfor ofte også ekstern kommunikation. Man laver stadig administrative opgaver, men kan også være tilknyttet et markedsføringsprojekt sammen med andre ansatte i virksomheden. Marketingsekretæren kan også have mindre, selvstændige tekstopgaver.

Regnskabsmedarbejder

En regnskabsmedarbejder arbejder i en regnskabs- eller økonomiafdeling som regel i en privat virksomhed, men man kan også være ansat i det offentlige for eksempel i et ministerium. Her laver man forskellige regnskabs- og økonomiopgaver - ofte i samarbejde med en række andre medarbejdere som bogholdere eller revisorer. Her arbejder man med de daglige, månedlige og årlige regnskaber og sørger for, at alt ser sundt ud i regnskaberne. Man kan også være med til at lægge budgetter samt stå for indkøb og bogholdere. Hvis man ønsker en stilling som regnskabsmedarbejder, kræves det ofte, at man har uddannelse eller erfaring, der omhandler både kontor og regnskab.

Hvor arbejder kontorassistenten?

En kontorassistent kan arbejde i både den private sektor samt den offentlige sektor. Dette er for eksempel steder som sygehuse og andre offentlige institutioner, hvor der er brug for en til at tage sig af telefonen samt lave forskelligt administrativt arbejde. Det kan også være i kommunen, hvor der er mange rutineopgaver i administrationen. I den private sektor findes der også mange former for kontorassistenter. Nogle tager sig udelukkende af administration, mens andre kan tage sig af arbejdsopgaver i forskellige afdelinger. Man kan også fungere som kontorassistent i en entreprenørvirksomhed, hvor man sørger for at holde øje med kontrakter og står for kundekontakten. Man kan også lave praktiske opgaver som indkøb og klargøring til møder.

Indhold: