Administration

Chefsekretær

Chefsekretær og kontorfunktionær

Jobbet som chefsekretær bliver ofte også kendt som kontorfunktionær og dækker over en række forskellige specialiseringer inden for området. Man kan både arbejde i den offentlige sektor men også i forskellige større virksomheder i den private sektor.

Man laver administrativt arbejde og kommunikerer på tværs af stillinger, virksomheder og brancher. Derfor skal man både have gode sproglige og skriftlige kundskaber, mens man arbejder en del med IT gennem de forskellige administrationsprogrammer. Man skal være dygtig til at formidle stof, om det så er internt til virksomhedens medarbejdere eller til eksterne formål som kampagner, breve og andet kommunikation.
Der er stor forskel på de forskellige opgaver, man har som chefsekretær. Det varierer meget fra hvilken type virksomhed, man er ansat i til hvilke specialiseringer, man har i det område, man arbejder med for eksempel inden for offentlig administration. Nogle arbejder hovedsageligt med HR - Human Resource -, hvor man arbejder med de ansatte i virksomheden, mens andre arbejder med at holde styr på de regnskaber og budgetter, der er fremsat i virksomheden. Andre arbejder med at holde kommunikationen mellem forskellige afdelinger og folk i virksomheden. Kontorfunktionæren eller chefsekretæren er ofte også bindeleddet i kommunikationen mellem ledelsen og resten af virksomheden, og det er derfor vigtigt, at man er god til at fastholde gode relationer i og udenfor virksomheden.

Nogle andre af de opgaver man kan have i stillinger, er oprettelse og afsendelse af mødeindkaldelser, at have kontakt til virksomheder i udlandet og derfor kunne kommunikere på flere sprog, brevopstilling, formulering og retskrivning samt at kunne formulere forskellige former for skriftlige kommunikation, heriblandt regninger, fakturaer og meget andet. Er det en mindre virksomhed, laver man også andre opgaver, som ellers kan tilhøre receptionister eller andre sekretærer. Dette kan blandt andet være bestilling af varer, telefonbetjening og klargøring af materialer til møder, konferencer og lignende.

Når man arbejder med fakturaer, regning og generel administration på større plan, er det også vigtigt, at man som kontorfunktionær har viden omkring de regler og procedurer, der er nødvendige at følge for at kunne udføre arbejdet korrekt. Dette gælder også, når man arbejder med lager- og lønningsregnskaber samt bogføre virksomhedens eller organisationens forskellige indtægter og udgifter. Til nogle af opgaverne arbejder man sammen med andre for eksempel sekretærer, bogholderi- og regnskabsassistenter samt receptionister og andre kontorfolk. Man kan også arbejde sammen med ledelsen eller HR-afdelingen. Man kan også arbejde sammen med en IT-afdeling, når det gælder de forskellige systemer og programmer, der bliver benyttet i virksomhedens daglige drift.

Hvad laver kontorfunktionærer?

Der findes flere forskellige typer af chefsekretærer og kontorfunktionærer. Nogle af dem arbejder i den offentlige sektor, mens andre arbejder med private virksomheder.

Tasteoperatør

En tasteoperatør er en gren af chefsekretærens opgaver. En tasteoperatør tager alle de skriftlige opgaver som referater, mødeindkaldelser og breve og mails samt indtastning af data i de systemer, der bruges af virksomheden. Tasteoperatøren laver også korrekturlæsninger for andre i virksomheden og har derfor flere vigtige formidlingsopgaver. Jobbet som tasteoperatør, kontorfunktionær og chefsekretær overlapper ofte hinanden, og derfor kan det godt være den samme stilling blot med forskellige stillingsbetegnelser.

Chefsekretær

En chefsekretær - ofte også kaldet sekretær eller kontorassistent - varetager de administrative opgaver på et kontor i en virksomhed i den private sektor. Man har ofte en bred vifte af daglige opgaver, der skal løses for at lette den daglige drift. Man samarbejder med de andre på det kontor, man sidder på, og har ofte til opgave at holde styr på opgaver for andre dele af kontoret samt varetage kommunikationen til omverdenen og til den øvrige del af virksomheden fra ledelsens side.

Marketingsekretærer

Marketingsekretærer har en del af de samme opgaver som chefsekretæren, men arbejder hovedsageligt i marketingafdelingen. Her har man også formidlingsopgaver, mens man også laver opgaver, der indebærer salg og markedsføring. Man har både sine egne opgaver, men kan være tilknyttet en større opgave eller et projekt med andre i virksomheden.

Skolesekretær

En skolesekretær varetager forskellige administrative opgaver for både privat- og kommunalskoler samt flere forskellige andre uddannelsesinstitutioner. Det er et job, der både indeholder indtastningsopgaver samt kommunikation mellem ledelse, lærere og forældre, mens man ofte også har kontakt til børnene og de unge mennesker på institutionen. Man skal derfor være udadvendt og have godt humør, mens man skal have et stort overblik for at holde styr på de mange forskellige opgaver, der skal varetages. Der er både mange rutineopgaver der går igen hver måned og hvert år, men der er også opgaver som bestilling af materialer, og kommunikation med børnene.

En kursuskoordinator er også en gren af kontorfunktionæren, der kan arbejde forskellige steder. Stillingen findes både på i det offentlige samt i den private sektor og især på forskellige uddannelsesinstitutioner samt store virksomheder, hvor personale ofte skal have kurser og efteruddannelser. Det er kursuskoordinatoren, der sørger for de forskellige arrangementer som forelæsninger, kurser, foredrag og meget andet, hvor enten elever, studerende eller medarbejdere skal deltage. Det kan også indebære decideret planlægning og skemalægning af de forskellige kurser på et organisatorisk plan samt alt det praktiske arbejder for alle de deltagende parter på kurset.

Regnskabsmedarbejder

Arbejder man som regnskabsmedarbejder, er man som regel placeret i en regnskabs- eller økonomiafdeling i en virksomhed. Her får man forskellige opgaver, der omhandler virksomhedens, institutionens eller sektorens daglige, månedlige og årlige økonomi, hvor der både skal budgetteres, laves beregninger, analyseres og meget mere. Arbejder man som chefsekretær, kan man godt have nogle af regnskabsmedarbejderens opgaver, men ofte kræver det, at man har uddannelse eller erfaring med regnskab og økonomi. Regnskabsmedarbejderen kan både arbejde i en større virksomhed, hvor man er flere til at følge virksomhedens regnskaber samt lave bogføring, mens man også kan arbejde i grupper, hvis man arbejder i den offentlige sektor.

Hvor arbejder chefsekretæren?

Chefsekretæren, eller kontorfunktionæren arbejder både i den offentlige og private sektor. Dette kan blandt andet være i kommunerne, på rådhuset, sygehuse eller meget andet. I den private sektor kan det være forskellige virksomheder. I en stor entreprenørvirksomhed kan man have en chefsekretær, der holder styr på virksomhedens kontrakter eller i et advokatfirma, hvor man har et overblik over de forskellige sager.

Indhold: