Onboarding skaber vedholdende medarbejdere og bedre trivsel

Onboarding er en meget vigtig del af en succesfuld rekruttering. Hvis den nye medarbejder ikke bliver sat ordentligt ind i og føler sig hjemme i jobbet, teamet og virksomheden, risikerer man, at vedkommende forlader jobbet eller mislykkedes i jobbets opgaver på grund af manglende trivsel.

Julie Hægstad Hansen

Skrevet af: Julie Hægstad Hansen (15-06-2020)
Læsetid: 6 min.
Kategori: Erhvervsdrivende

Dårlig onboarding kan føre til jobskifte og mindre vedholdenhed

Som vi nævnte i vores tidligere blogindlæg om god ledelse, sker 30% af jobskiftene med baggrund i dårlig ledelse - eller oplevelsen af samme. Netop den sidste part, “oplevelsen”, er vigtig at holde fast i. For selvom der selvfølgelig blandt en del af de 30% er tale om generel dårlig ledelse, så er der en stor andel af de 30%, hvor der “alene” er tale om oplevelsen af samme. Hvordan kan vi afhjælpe det?

Kompetent og grundig onboarding samt sikring af den gode kultur på arbejdspladsen er vigtige parametre i at sikre, at opfattelsen af ledelsen er god. Her er onboardingprocessen af nye medarbejdere en meget vigtig del. Dette er nemlig et af de steder, der hurtigt kan sættes ind og skabes synlige resultater på kort sigt. I kombination med kulturen på arbejdspladsen, vil dette også forankres på den lange bane.

Onboarding kan også sikre, at medarbejderen får lyst til at være på arbejdspladsen i længere tid. Kun 1/3 af danskerne er på samme arbejdsplads i mere end 3 år, og hver femte medarbejder vurderer, at det er sandsynligt at de foretager et jobskifte inden for de kommende 12 måneder. Det stiller krav til arbejdsgiverne. De skal være dygtige til at skabe en stærk onboarding, både for at tilsikre, at folk bliver hos dem længst muligt, men endnu vigtigere, at de hurtigst muligt bliver en succes i deres job - for alle parters skyld. 

Der er dyrt at skifte medarbejdere ud, derfor skal vi også sikre, at et ansættelsesforhold hurtigst muligt genererer succes og værdi for både den ansatte og for arbejdspladsen.

Hvordan skaber man en vellykket onboarding?

Onboarding starter allerede før den første arbejdsdag, og det “aktive” forløb bør køre i min. 3-6 måneder efter opstart. Onboarding kombineres i bedste tilfælde med en buddyordning. En buddyordning, eller wingman som andre kalder det, handler i bund og grund om at skabe en tryghed for den nye medarbejder, og dermed også at optimere sandsynligheden for en ny og stærk medarbejder i teamet. 

Spørgsmål man kan stille sig selv som arbejdsgiver: 

  • Hvordan sikrer vi, at den nye medarbejder hurtigt forstår arbejdspladsens kultur?

  • Hvordan sikrer vi, at den nye medarbejder får en god relation til sine nye kolleger og ledelse?

  • Hvordan sikrer vi, at de krav der bliver stillet ikke er for u/ambitiøse i forhold til de ambitioner, forventninger og kompetencer den nye medarbejder har?

Før den første arbejdsdag

I perioden efter kontraktunderskrivelse, og inden opstartsdato, kan tiden benyttes til at introducere medarbejderen for teamet - samt indgå i en forventningsafstemning.

Den nye medarbejder er på dette tidspunkt ekstra modtagelig over for ny information. Brug denne periode til at sende information og velkomstmateriale til den nye medarbejder, så han/hun føler sig velkommen og som en del af arbejdspladsen allerede før første arbejdsdag. Det kan eksempelvis være velkomstpakker, vejledninger, velkomstbrev med præsentation af de nærmeste kolleger osv.

Første dag på det nye job

Den nye medarbejder vil den første dag gå hjem med mange indtryk. Det er derfor vigtigt, at der er afsat god tid fra nærmeste leder, de nærmeste kolleger og buddy’en, så den nye medarbejder føler sig velkommen og får et positivt indtryk.

Derudover er det en god idé at overveje, hvor mange mennesker den nye medarbejder skal forholde sig til den første tid og særligt den første arbejdsdag. 

Det bør den første arbejdsdag indeholde:

  • Et uformelt opstartsmøde med de(n) nærmeste kollega(er) eller buddy, hvor den nye medarbejder fx bliver introduceret til de lokale regler/normer og har mulighed for at stille spørgsmål.

  • Et møde med den nærmeste leder, hvor der er afsat tilstrækkelig tid til at introducere organisationen, afdelingen og sætte fokus på teamets opgaver, processer, og hvordan den nye medarbejder kan bidrage ind i dem. 

  • Giv den nye medarbejder en mindre, men konkret opgave, som ønskes løst den første dag. Opgaven bør ikke være for omfattende eller kræve for meget ekstern kontakt, men være en mindre del af den nye medarbejders opgaveportefølje.

De første 30 dage

De første 30 dage er den periode, hvor medarbejderen danner sig et indtryk af, hvordan det reelt set er at være på arbejdspladsen og bliver introduceret til og overladt med egne opgaver. Det er derfor vigtigt at afsætte tid til at drøfte de observationer og overvejelser den nye medarbejder har gjort sig. Disse kan relatere sig til stort set alt, men der bør som udgangspunkt være fokus på nedenstående emner:

  • Kulturen - der bør som minimum være fastlagt ét møde, hvor der er mulighed for at drøfte overraskelser og observationer.

  • Regler og processer - det er vigtigt, at der er en person til rådighed ved tvivlsspørgsmål om regler og processer.

  • Netværk og samarbejde - den nye medarbejder skal som minimum inddrages i de arbejdsnetværk, som er central for opgaveløsningen. Nærmeste leder og kolleger har en særlig rolle i at hjælpe den nye medarbejder ind i de relevante netværk.

  • Kompetencer og kompetenceudvikling - den nye medarbejder bør som minimum være klædt på til selvstændigt at kunne løse mindre opgaver og kende de mest centrale processer.

De første 90 dage

Som afslutning på de første 90 dage afholdes en tre måneders-samtale, hvor leder og medarbejder evaluerer de første 90 dage. Som leder er det vigtigt løbende at forventningsafstemme, give feedback og være tydelig om bl.a.:

  • Kompleksiteten i opgaverne

  • Volumen i opgaverne

  • Kvaliteten af leverancer

  • Selvstændighed i opgaveløsningen

Hvis disse punkter bliver fulgt, er du sikker på at få en vellykket onboardingproces, hvor den nye medarbejder føler sig velkommen og engageret i resten af deres arbejdstid. Du kan læse mere om onboarding som en del af en vellykket rekruttering på vores underside på hjemmesiden.