BLIV RINGET OP
Rekruttering

Af Nicklas Rusbjerg Pedersen 06.05.2020

Har du styr på GDPR, når du rekrutterer?

Der findes rigtig mange personfølsomme oplysninger i en rekrutteringsproces - og dem skal du have styr på. Det er meget vigtigt, at du sætter dig ind i de forskellige regler, selvom det kan virke uoverskueligt. Vi har samlet 4 gode råd til dig, der skal rekruttere, i forhold til, hvad du skal være opmærksom på ved GDPR.

Hvad er GDPR egentlig?

GDPR er en lovgivning, der blev indført af EU i 2018. Det kan være svært at holde overblikket over, hvad du må og hvad du ikke må i forhold til dette. GDPR står for the General Data Protection Regulation, men efterhånden ved de fleste nok, hvad det går ud på. Helt kort handler det om, at du skal have styr på, hvordan du behandler personoplysninger.

Der er flere forskellige grunde til at du som virksomhed skal have styr på GDPR. Først og fremmest er det en lovgivning, som du selvfølgelig skal overholde. Du skal kunne dokumentere, hvordan og hvorfor du behandler al persondata, som du gør. Derudover er det rart for kunden (og i dette tilfælde kandidaten), at vide, at deres personoplysninger er beskyttet.

GDPR og rekruttering

Når det gælder rekruttering, findes der personfølsomme oplysninger i både tilsendte CV, ansøgninger, mails og mange flere steder. Derfor er det ekstra vigtigt, at du har styr på det i en rekrutteringsproces. Derfor kommer der her fire gode råd til få styr på rekrutteringsprocessen og GDPR:

1. Hav styr på, hvor og hvordan du opbevarer dine data

Alle oplysninger du har om en kandidat skal være samlet ét sted. Hvis kandidaten på et tidspunkt gerne vil have slettet al data om vedkommende, er det vigtigt, at det ligger samlet, så du er sikker på, at du kan slette det hele, hvis det bliver nødvendigt. Det kan være en god ide at have en CV-database, hvor alle CV og ansøgninger ligger samlet. Så ligger de ikke på individuelle mails og computer skriveborde.

Det er desuden vigtigt, at du kun har personoplysninger liggende med et formål - det betyder, at du kun må kræve disse oplysninger, hvis det er i forbindelse med et specifikt jobopslag. 

2. Slet CV’er og ansøgninger løbende

Hvis du skal følge GDPR-reglerne, skal du slette de personfølsomme oplysninger efter seks måneder. Det betyder, at du skal slette alle CV og ansøgninger inden der er gået seks måneder. Det gælder også mails, hvor der kan stå oplysninger, du ikke må gemme. Det kan være en god ide at få systemet til at slette dem automatisk, så du ikke selv skal huske på det. Så er du sikker på, at du ikke har noget liggende, som du ikke må have.

3. Undgå printet materiale

I sammenhæng med det førnævnte om at kandidaten altid skal kunne få slettet sit materiale, så er det nemmest, hvis det ligger digitalt. På den måde kommer der heller ikke til at ligge udprintede CV’er på dit skrivebord, som kan være tilgængelige for alle dem, der går forbi. Når de kun findes ét sted digitalt, er det nemmere at finde dem og holde uvedkommende væk fra dem.

Så undgå at printe CV og ansøgning, hvis det er muligt. Hvis du får et CV i hånden af en kandidat, så bed vedkommende om at sende det på mail i stedet eller scan det ind digitalt.

4. Sørg for, at alle involverede er opdaterede

I en rekrutteringsproces er der mange involverede - både HR-konsulenten, chefen, kolleger og andre. Det er vigtigt, at alle disse personer ved, hvad de forskellige GDPR-regler er og ved, hvad de skal gøre med CV’er og ansøgninger. Så sørg for, at alle i organisationen ved, hvad det handler om. Så er i sikre på, at der er styr på det hele vejen rundt.

Som en bonusinfo er det også vigtigt at gøre opmærksom på, at du ikke må skrive alt i dine noter ved de enkelte kandidater på jobportaler som for eksempel LinkedIn Recruiter og Jobnet. Her må du ikke skrive almindelige personoplysninger, såsom lønønsker, barsel, alder eller lignende. Hvis man skal have det stående, skal man både kræve et samtykke fra kandidaten, og så skal du selv ind og bede LinkedIn eller Jobnet om at slette oplysningen efter et antal måneder. Og det er meget krævende.

Hvis du vil have mere information om, hvordan du skal håndtere rekrutteringsprocessen mere generelt, kan du læse vores blog om brugen af cases i rekruttering og 5 fejl, du typisk begår i ansættelsesprocessen.